Campagne de “revaccination” en Ehpad: le détail des modalités de commandes de vaccins en officine

DGS URGENT N°89 DU 27/08/2021 – Le portail de commandes en vaccin Pfizer-BioNTech ouvrira pour la première fois du lundi 30 août au mardi 31 août à 12h pour des commandes de doses de rappel en EHPAD et USLD. Il ouvrira ensuite chaque semaine pour permettre des commandes supplémentaires pour ces mêmes établissements

“Campagne de revaccination en Ehpad et USLD”, FAQ destinées aux officines et aux responsables d’établissements

Processus de saisie de commandes Pfizer-BioNTech à destination des EHPAD et USLD

1.Comment saisir les rattachements des EHPAD / USLD et commander des vaccins pour ces établissements?

Les rattachements de ces établissements seront effectués à travers le portail de télé-déclaration des pharmacies.

Lors de la première commande, l’officine devra renseigner le numéro FINESS géographique de l’établissement passant commande, et saisir ce dernier dans un menu déroulant. À noter, le FINESS géographique diffère du FINESS juridique : veillez à ce que la bonne information vous soit communiquée par l’établissement.
En cas de doute, il est possible de vérifier la nature du FINESS communiqué à l’adresse suivante : finess.sante.gouv.fr. Les EHPAD et USLD en Corse et dans les territoires d’outre-mer ne sont pas concernés par ce dispositif.

L’officine sera automatiquement rattachée par défaut à cet établissement lors des prochaines sessions de commandes.

En Corse et dans les territoires d’outre-mer, en raison de contraintes logistiques, la totalité des EHPAD et USLD seront approvisionnés en « flux B » c’est-à-dire par les pharmacies à usage intérieur des établissements de santé pivots.

Les EHPAD/USLD ne peuvent être rattachés qu’à une seule officine.

Le portail de télé-déclaration sera ouvert toutes les semaines (lundi et mardi) du mois de septembre et d’octobre pour permettre aux EHPAD et aux USLD de passer des commandes. Les conditions précises d’ouverture du portail de télé-déclaration pour les commandes sont détaillées par le biais d’un DGS-Urgent ; des informations sur le cycle de commande seront mises à jour chaque semaine sur le portail de télé-déclaration, et par le biais des DGS-Urgent relatifs à l’ouverture du portail de commandes.

L’identification dans l’outil s’effectue, comme à l’accoutumée, au moyen de la CPS du pharmacien. En cas de difficultés, la connexion peut être établie par une procédure alternative dans laquelle des informations spécifiques sur la pharmacie seront demandées pour permettre une identification unique.

2.Combien de flacons est-il possible de commander par EHPAD/USLD ?

Le nombre de flacons Pfizer-BioNTech maximal est fixé à 10 flacons par semaine et par établissement. Les éventuels ajustements vous seront communiqués dans le DGS-Urgent relatif à l’ouverture du portail de commandes. Le nombre de flacons commandé pour chaque EHPAD/USLD doit respecter les limites fixées par le ministère des Solidarités et de la Santé.

3.Que faire si l’EHPAD / l’USLD dont je suis référente souhaite commander plus de flacons que le plafond de commande ?

Il n’est pas possible de commander davantage que les limites autorisées dans une même session. Dans le cas où l’EHPAD/USLD dont vous êtes référente souhaite commander un nombre de flacons plus important que le plafond de commande fixé pour une semaine donnée, il faudra commander les flacons manquants au cours des prochaines sessions de commande (les semaines suivantes).

Les gros EHPAD et USLD sont donc invités à étaler leurs commandes sur plusieurs semaines le cas échéant. Ils peuvent également solliciter un approvisionnement complémentaire auprès de leur ARS.

4.Que faire si un EHPAD/USLD rattaché à mon officine souhaite annuler sa commande après la fermeture de la saisie des commandes sur le portail de télé-déclaration ?

Les commandes sont figées à la fermeture du portail de télé-déclaration le mardi midi chaque semaine de commande, selon les informations communiquées par le DGS-Urgent et via le portail. Les commandes validées ne peuvent plus être annulées, et seront livrées à l’officine comme indiqué dans le mail de confirmation de commande.

Lors de la livraison, l’officine doit accepter et garder le colis, et permettre au transporteur de poursuivre sa tournée.
L’officine propose tout d’abord les flacons aux autres établissements pour lesquels elle est référente. Elle peut les leur garder pour un usage à venir, dans les meilleurs délais.
L’officine peut ensuite proposer les flacons résiduels aux professionnels de santé pour lesquels elle est référente, ou les utiliser pour ses propres rendez-vous.

5.Est-ce que je peux commander des vaccins Pfizer-BioNTech pour la vaccination en officine ou pour d’autres effecteurs de la médecine de ville ?

Il n’est pas possible de commander des vaccins Pfizer-BioNTech pour la vaccination en officine ou pour d’autres effecteurs de la médecine de ville. Les commandes de vaccins Pfizer-BioNTech sont pour l’instant exclusivement réservées à la vaccination des résidents d’EHPAD ou d’USLD prioritaires dans la campagne de revaccination des personnes âgées et vulnérables.
Toutefois, en cas de flacons de vaccins Pfizer-BioNTech non récupérés par un établissement une semaine après la réception de la commande et sans nouvelle de ce dernier, il est possible de les proposer aux effecteurs de la médecine de ville ou de l’utiliser pour la vaccination en officine.

6.Comment savoir si ma commande a bien été prise en compte ?

Un email de confirmation de livraison est envoyé le vendredi suivant la commande à l’officine. Il précise le nombre total de flacons commandés pour l’ensemble des EHPAD et USLD rattachés à une même officine.

Les EHPAD/USLD qui vous sont rattachés ne recevront pas d’email de confirmation de livraison. L’officine est chargée de prévenir les établissements pour lesquels elle a commandé.

Problèmes de rattachement

7.Je ne trouve pas le FINESS de l’EHPAD/USLD dont je suis référent sur le portail, comment commander pour eux ?

Le portail de télé-déclaration utilise le FINESS géographique de l’EHPAD ou de l’USLD pour identifier l’établissement : veillez à ce que la bonne information vous soit communiquée par l’établissement.
En cas de doute, il est possible de vérifier la nature du FINESS communiqué à l’adresse suivante : finess.sante.gouv.fr

En Corse et dans les territoires d’outre-mer, les EHPAD et USLD ne sont pas concernés par ce dispositif et sont invités à se rapprocher de leur ARS pour passer commandes de doses de rappels.

8. L’EHPAD ou l’USLD que je souhaite rattacher à mon officine est introuvable/absent de la recherche sur le portail de télé-déclaration

Si une officine ne parvient pas à trouver un EHPAD ou un USLD, sur le portail, l’établissement en question se trouve donc dans l’une des situations suivantes :
Il n’est pas dans la cible des établissements pouvant commander du vaccin Pfizer-BioNTech ;
Il n’a pas été répertorié par son ARS et est invité à se rapprocher de cette dernière rapidement.

Le portail étant mis à jour chaque semaine, l’officine doit réessayer d’opérer le rattachement lors des sessions de commande ultérieures. Sa commande ne pourra pas être saisie dans le cadre de la session de commande en cours.
L’officine doit en informer l’établissement de santé concerné.

9. L’EHPAD/USLD que je souhaite rattacher à mon officine est déjà rattaché à une autre officine

Vous ne pourrez pas rattacher un établissement à votre officine tant qu’il est rattaché à une autre officine sur le portail. Les pharmaciens concernés sont chargés d’en informer l’établissement en question, afin qu’il contacte l’officine à laquelle il est apparié et lui demande de retirer le rattachement sur le portail. Une fois la modification effectuée, vous pourrez ensuite procéder à l’appariement pour cet établissement.

Chaque semaine, vous avez la possibilité, en cas de nécessité, de modifier les appariements officine – EHPAD/USLD pendant les plages d’ouverture du portail.

Calendrier des commandes et livraisons

10. Combien de temps sera-t-il possible de commander des vaccins Pfizer-BioNTech pour les EHPAD/USLD ?

La campagne de commande de doses de rappels pour les EHPAD/USLD a commencé le 30 août 2021. Elle durera le temps nécessaire à revacciner l’ensemble des publics concernés.

11.Quand ont lieu les commandes et livraisons de flacons de vaccins Pfizer-BioNTech ?

Le portail de télé-déclaration sera ouvert à la commande de vaccins Pfizer-BioNTech pour les EHPAD et USLD chaque semaine, le lundi et mardi.

Les conditions d’ouverture du portail de télé-déclaration pour les commandes sont précisées par le biais d’un DGS-Urgent. Des informations sur le cycle de commande suivant seront mises à jour chaque semaine sur le portail de télé-déclaration. L’ouverture hebdomadaire du portail dépend des volumes d’approvisionnement en flacons de vaccins.

Réceptionner une livraison de vaccins Pfizer-BioNTech et leurs dispositifs médicaux

12. Sous quel conditionnement vais-je recevoir les vaccins en officine ? Quelle est la procédure à suivre lors de la réception des vaccins ? ?

Les flacons de vaccin Pfizer-BioNTech seront livrés par votre grossiste-répartiteur habituel via un transport en température dirigée 2-8°C. Les vaccins seront accompagnés :
D’étiquettes précisant la date de péremption à la suite du passage de -20°C entre 2-8°C : 1 par flacon de vaccin commandé.
Le cas échéant et selon vos approvisionnements précédents, les dispositifs médicaux de reconstitution et d’administration.

À réception du colis, l’officine effectue le contrôle habituel des produits reçus. Il est demandé de barrer la date de péremption indiquée sur le flacon, puis de coller l’étiquette sur tous les flacons reçus. Une fois l’acte de ré-étiquetage réalisée, les flacons de vaccins doivent être stockés dans un réfrigérateur 2-8°C.

Il est possible que des flacons arrivent encore congelés à l’officine. Le pharmacien doit les entreposer dans les conditions habituelles 2-8°C pour continuer le processus de décongélation et ne devra remettre aux effecteurs que des flacons entièrement décongelés.

13. Quelles sont les modalités de préparation des commandes des EHPAD/USLD qui me sont rattachés ? ?

Les flacons commandés seront livrés à l’officine et mis à disposition des EHPAD ou USLD. Il revient aux établissements concernés d’organiser, en lien avec leur officine de rattachement, le transport de ces flacons de l’officine jusqu’à l’établissement (délivrance au comptoir ou livraison par l’officine), dans le respect des règles de sécurité sanitaire relatives aux conditions de transport, notamment le maintien de la chaîne du froid, puis de conserver les vaccins, jusqu’à la date d’injection, conformément aux recommandations. Les premières injections pourront débuter dès réception des doses.

Le pharmacien doit aussi délivrer les volumes de matériel d’injection correspondant au nombre d’injections à réaliser selon l’usage, et non la boîte entière.

Lors de la remise de la commande au professionnel de santé, veuillez leur rappeler :
La nécessité d’être équipé en matériel permettant de garantir l’intégrité des flacons pendant le transport ainsi que le maintien de la température entre 2°et 8°C.
Le temps maximum de transport entre l’officine et l’EHPAD/ULSD : 5 heures (ou le temps indiqué par votre grossiste-répartiteur s’il est inférieur à 5 heures).

14.Comment tracer la délivrance des flacons de vaccins aux EHPAD/USLD ?

La traçabilité de cette délivrance par le pharmacien d’officine s’effectue par le pharmacien, pour les vaccins Pfizer-BioNTech, via le site : vaccination-covid.ameli.fr.

Un guide d’utilisation est disponible en ligne, sur ce lien.

Obtenir le matériel d’injection

15. Ai-je besoin de commander des dispositifs médicaux pour les vaccins Pfizer-BioNTech?

Vous n’avez pas besoin de commander de dispositifs médicaux pour les vaccins, ils vous seront livrés directement. Les quantités de dispositifs médicaux qui vous seront livrés tiendront compte du nombre de vaccins que vous avez commandé et des envois de dispositifs médicaux précédents.

Ces dispositifs médicaux seront livrés par votre grossiste-répartiteur en même temps que la livraison des flacons de vaccins.

Lors de la remise des flacons de vaccin aux EHPAD ou USLD, le pharmacien doit délivrer les volumes de matériel d’injection correspondant au nombre d’injections à réaliser selon l’usage, et non la boîte entière. Le matériel d’injection livré est uniquement destiné à l’usage de la vaccination Pfizer-BioNTech en EHPAD et USLD.

En cas de rupture de stock, vous pouvez adresser une demande exceptionnelle à votre grossiste répartiteur qui pourra vous approvisionner en attendant le prochain envoi.

16. Quels dispositifs médicaux vais-je recevoir pour la vaccination avec le vaccin Pfizer-BioNTech ? ?

Les grossistes répartiteurs en charge de la livraison des vaccins Pfizer-BioNTech vous approvisionneront également en dispositifs médicaux. Ces dispositifs médicaux sont conditionnés par boîte :

Matériel de reconstitution (dilution) :

  • Seringues BD 3ml : boites de 200 unités
  • Aiguilles DOVILAB 21G 40mm : boites de 100 unités
  • CHLORURE DE SODIUM 0,9 % B. BRAUN, solution injectable en ampoule : boites de 20 unités.
  • Note : La dilution est de 1,8ml de NaCl par flacon

Matériel d’administration (préparation de doses individuelles) :

  • Seringues SHIFENG 1ml serties avec aiguilles 25G 25mm : boites de 100 unités

Les dispositifs médicaux nécessaires pour chaque flacon sont les suivants :
7 seringues 1ml serties avec aiguilles 25G 25mm pour l’administration (SHIFENG)
1 seringue 3ml pour la reconstitution (BD)
1 aiguille 21G 40mm pour la reconstitution (DOVILAB)
1 ampoule de CHLORURE DE SODIUM 0,9 % pour la reconstitution (BBRAUN)

Les informations relatives à la vaccination avec le vaccin Pfizer se trouvent dans les documents suivants :

– Les annexes du DGS Urgent n°2021_68 ;
– La fiche technique du vaccin Pfizer ;
– Le tutoriel vidéo relatif aux bonnes pratiques de préparation et d’extraction de la 7ème dose des vaccins Pfizer

Publication : 27 août 2021 | Catégorie(s) :